Balanceamento de Recursos no Excel. Esqueça o botão de nivelamento do MS-Project.

Muitos usuários não conhecem as funções de balanceamento/nivelamento do MS-Project pois há falhas estruturais nesta ferramenta e por isso este tópico é ensinado somente superficialmente nas dezenas de cursos e materiais sobre o software.

Agora teremos acesso à balanceamentos otimizados de recursos compartilhados com o uso do Excel.

Inconformado com esta limitação do software padrão de planejamento no Brasil, pesquisei soluções diversas e passei a utilizar o Spider Project profissionalmente desde 2006. 10 anos depois, usuários básicos e planejadores experientes ainda tem medo ou dificuldade em começar a operar com este software, essencialmente por conta da sua interface diferente do padrão Office. Assim, há três anos fundei a ScrumSmart – uma Startup sem patrocínio financeiro – que tem como objetivo integrar ferramentas e com isso reunir o melhor de cada uma: interface Office + matemática Spider.

A ScrumSmart foi aceita para o programa da Microsoft BizSpark e isso me deu acesso à licenciamentos atualizados do Office e MS-Project, testes on-line com o AZURE e pacotes de estudo. Hoje o Spider já se integra com banco SQL em nuvem e pode ter seus dados analisados com o PowerBI.

SofMan aceitou o desafio de transformar um protótipo de add-in do MS-Project/Spider em uma inteface EXCEL para o Spider.

Vantagens:

  • Quase todo mundo usa ou tem algum conhecimento de uso do Excel;
  • A interface Excel pode receber/levar informações com facilidade para o MS-Project;
  • Uma aplicação Excel/Spider irá oferecer opções de planejamento com investimentos significativamente inferiores a uma licença MS-Project, hoje custando mais de R$ 2.900,00 mesmo em suas versões padrões.

Demonstrando eficiência no Excel

A partir de um exercício no MS-Project, identificamos um projeto com super alocação de recursos e um prazo incoerente de 12 dias.

Se o cronograma não for balanceado, a única forma de atender a data planejada é se cada recurso se desdobrasse em dois.

Ao aplicar o botão de nivelamento no MS-Project, temos uma nova solução apresentada, com um total de 18 dias.

Aplicando as mesmas informações no Excel

  1. Os campos em branco foram trazidos com copy+cola do MS-Project;
  2. A duração foi copiada à mão pois nesta versão ainda não faz o tratamento entre “6 dias” (texto, MS-Project) e “6” (campo número);
  3. O nome do projeto (Exemplo 01) e a data de Início (13/12/2016) são definidas pelo usuário da planilha;
  4. Não nos interessa trazer as datas de início e término, pois elas serão calculadas no Excel.

Executando a Integração

Assista o vídeo em tempo real:

Link para o vídeo caso ele não abra automaticamente ⇒ http://www.screencast.com/t/GjnMuUM9kbx6

(É necessário ter instalado o Adobe Flash Player)

Resultado Obtido

Os dados calculados no Excel poderão ser mostrados em alguns formatos básicos de gantt no próprio software.

Novo resultado (reaplicando datas no MS-Project)

Utilizando a solução proposta no Excel/Spider, a mesma informação de volta ao MS-Project demonstra que o projeto foi reduzido de 18 para 15 dias úteis – preservando o balanceamento correto dos recursos, durações e lógica entre atividades.

E quem perder o medo da Aranha, poderá ver o resultado no Spider sem precisar entender como a ferramenta funciona.

Observação: No cronograma Spider, o usuário tem a condição de verificar que todas as 4 atividades deste projeto pertencem ao caminho crítico, mesmo que pelo Método do Caminho Crítico isso não apareça. As dependências “por recurso” que demonstram o atraso necessário das tarefas são demonstrados com ligações “pontilhadas” que significam uma ligação virtual e momentânea para solucionar o balanceamento.

Ajude o desenvolvimento – Pré-Compra

A interface do Excel para o Spider, permitindo balanceamento de projetos com até 200 atividades, não requer licenciamento Spider. O usuário deverá apenas comprar o add-in da Sofman para o Excel, por um valor previsto de R$ 120,00.

Quem participar da pré-compra por R$ 90,00 estará auxiliando o desenvolvimento desta integração e receberá todas as melhorias por 24 meses.

A primeira versão funcional sai em Dez/2016, contendo balanceamento de até 200 atividades com aplicação de calendários pré-fixados (1/2 dia, dia inteiro, 40 horas por semana, 44 horas por semana, dias corridos).

Promova:

  • Tecnologia nacional integrando soluções internacionais (Estados Unidos e Rússia);
  • Melhoria da produtividade de suas equipes mediante o balanceamento de atividades em dias ou horas, baseado em recursos restritos.
  • Interessados escrevam para peter@smello.email