Criando cronogramas mágicos

Cronogramas para o dia-a-dia podem ser muito mais simples do que parecem, com resultados mágicos. Esta é a proposta de ExcelToSpider, uma planilha turbinada com um motor de cálculo russo para criar cronogramas baseados em restrições.

Uma restrição habitual é uma pessoa não poder executar duas tarefas ao mesmo tempo.

A base de cálculo para os Cronogramas Mágicos é a capacidade produtiva definida para cada membro da equipe (sua disponibilidade em horas na semana).

Se não é possível colocar tudo o que acontece em um dia de trabalho em cronogramas, então podemos “reservar” uma parte do dia para ações “não planejadas” e a outra parte do dia para ações coordenadas entre todos os envolvidos.

Os exemplos a seguir irão funcionar da mesma forma, considerando um dia de 4 , 6 ou 8 horas. O que muda é a data final calculada.

A interface de Cronogramas Mágicos

Para o seu primeiro cronograma, basta definir: data de inícioatividades, com recursos (pessoas), e uma duração em horas para as atividades previstas.

  1. A) João monta o relatório 1 em 16 horas;
  2. B) João monta o relatório 2 em 8 horas.

Após a inclusão destas informações, use o botão CTRL+O para otimizar o cronograma.

Resultado do primeiro cronograma

Se não há vínculos entre o Relatório 1 e Relatório 2, começar pela atividade mais curta normalmente auxilia a realização de cronogramas mais complexos com uma duração total menor!

Dependências

Algumas atividades não dependem apenas de quem as realiza, mas do cumprimento de etapas anteriores. As “predecessoras” são atividades que precisam ser realizadas antes do cumprimento de uma nova tarefa.

  1. C) Maria revisa o Relatório 1 em 16 horas
  2. D) Maria revisa o Relatório 2 em 16 horas

Aqui, o código 1 na linha 3 identifica que “Revisar Relatório 1” depende de “Montar Relatório 1”, estabelecendo assim uma dependência lógica entre as duas atividades.

O mesmo ocorre com a atividade 4, tendo como dependência a atividade 2.

Cronograma otimizado

O uso do CTRL+O (ou clicar sobre o botão da aranha) fará com que a ferramenta procure a melhor lógica para o cumprimento de todas as quatro tarefas. O resultado obtido é a conclusão das 4 tarefas para o dia 10/01.

Atividades planejadas x atividades operacionais

Supondo que seja necessário estabelecer datas de entregas para itens específicos, mas sem a dedicação total das pessoas a estas tarefas, uma forma de criar cronogramas rápidos é estabelecer um período do dia para as atividades planejadas e outro período para as atividades operacionais ou corriqueiras.

Calendários

Dois tipos básicos de calendários podem ser ajustados no ExcelToSpider: Calendário da Tarefa ou Calendário do Recurso.

Ou seja, posso definir que as atividades 1 a 4 só acontecem no horário da manhã, ou definir que os recursos João e Maria só atuam em atividades planejadas pela manhã, deixando o período da tarde para outras atividades.

A atividade “Conclusão” tem duração ZERO e por isso trata-se de um “Marco de Entrega”. Com a alteração dos calendários dos recursos João e Maria, a nova data de entrega de ambos relatórios é no dia 19/01 às 12 horas.

Veja mais sobre esta planilha em http://cronogramasmagicos.br10.net