Cuidado com o Bug do Valor Agregado no MS-Project

Vamos começar com esclarecimentos: sou usuário avançado do MS-Project, consultor e facilitador; presto consultoria com a aplicação desta ferramenta. O mesmo para o WBS Scheduling Pro, o Primavera e o Spider Project. Um ponto relevante de críticas é que por falta de representação do Spider Project nas Américas, eu me tornei seu distribuidor e muitos assumem que quando eu exponho algum problema do MS-Project eu estou só fazendo marketing da outra ferramenta.

No entanto, tenho uma Startup registrada no programa Bizspark da Microsoft e entre os meus protótipos que estão aguardando patrocínio, eu promovo a INTEGRAÇÃO entre ferramentas, entre elas: MS-Project e Spider; Spider e Sharepoint; Excel e Spider; Redmine e MS-Project; Redmine e Spider. Eu sou um especialista em cronogramas, um dos 10 primeiros certificados pelo PMI no mundo (PMI-SP, em 2008), participante de equipes que desenvolveram o Practice Standard of Scheduling e o Practice Standard of Risk Management, além de voluntário nas revisões do PMBOK. Em outras palavras, é de meu interesse direto para minhas atividades & trabalhos que o MS-Project de fato funcione em toda a sua capacidade, e não adiantou até então encaminhar solicitações de suporte e bug-fix à Microsoft.

Tenho PREFERÊNCIA pelo Spider por conta da sua capacidade de apoiar o detalhamento avançado de projetos e pelo compromisso da sua empresa criadora em corrigir quaisquer bugs com urgência e eficiência; ainda assim, já promovi a implantação e gestão de projetos com o uso do MS-Project, EPM e Sharepoint em organizações que não estão maduras para alcançarem os benefícios do uso de ferramentas de uso profissional como o PRIMAVERA e o SPIDER.

Dito tudo isso: FAÇA VOCÊ MESMO OS SEUS TESTES e CHEGUE VOCÊ MESMO AS SUAS CONCLUSÕES. Este documento é um ALERTA.

Contexto deste ALERTA

As ofertas do MSProject com o uso da NUVEM e por consequência a possibilidade de que empresas tenham o EPM (agora Project Online) funcionando em conjunto com o MS-Project atuais fazem com que se verifique um crescente interesse da comunidade pelo uso desta ferramenta, onde consultorias como a do Professor Mario Trentim (http://trentim.com.br/) estão explodindo no mercado com excelentes alternativas de atendimento, treinamento e aplicação.

Assim como eu sofro o estigma de “marqueteiro do Spider” e minha preferência vai sim influenciar minha linha de raciocínio ao atender um cliente; o prof. Mario Trentim (http://trentim.com.br/) também receberá críticas de “marqueteiro do MS-Project” em sua consultoria pela defesa do MS-Project, uma vez que seus cursos e ofertas de serviço estão modelados ao redor desta tecnologia.

NÃO existe nada de errado nisso! Apenas os clientes precisam ser provocados, de tempos em tempos, a examinarem a verdade crua de fatos e não apenas apostar em uma solução por ser a mais popular, ou a mais aplicada, ou a que está em uso nas grandes empresas: Para cada tipo de organização, projeto, maturidade e conjunto de necessidades existem diferentes pontos fortes e fracos na aplicação das mais diversas ferramentas disponíveis no mercado.

A Análise de Valor Agregado e o MS-Project

Este método que já sofreu momentos de fortalecimento (modismos) e enfraquecimento (esquecimento) ao longo dos anos. Agora, ele está retornando com força e outros métodos que poderiam ser vistos como competidores (como o Prazo Agregado) estão sendo vistos como complementares.

Existem confusões e mal uso do método; existem erros e acertos em sua aplicação.

O MS-PROJECT é uma ÓTIMA FERRAMENTA para uma aplicação básica de Análise de Valor Agregado e vai contribuir para a popularização deste método.

No entanto, existem três tipos de recursos disponíveis na ferramenta MS-Project:

  1. Recurso do TIPO MATERIAL
  2. Recurso do TIPO TRABALHO
  3. Recurso do TIPO CUSTO

E eu vou deixar que os especialistas no MS-Project que já publicaram dezenas de tutoriais e artigos sobre Valor Agregado com o MS-Project expliquem para que serve cada uma, mas vou deixar aqui o meu ALERTA:

Se você vai utilizar o Método do Valor Agregado, NÃO utilize o recurso do TIPO CUSTO, pois a ferramenta – desde as primeiras reclamações do especialista em MS-Project Marcus Possi à Microsoft (ainda na época da versão Beta do MS-Project 2007) – tem um BUG na implementação deste recurso que não foi solucionado até hoje.

Diferença entre “funcionalidade implementada” e “bug”

Vários consultores com quem venho conversando, inclusive alguns com excelentes cursos de MS-Project como é o caso dos Professores Rubens do Carmo (http://udemy.com/dominandoproject) e Rogério Manso (https://www.udemy.com/pmagp-grump) preferem ser “mais políticos” e explicar que os problemas encontrados no MS-Project em relação ao Valor Agregado com o uso do Recurso do Tipo Custo é apenas uma decisão de implementação, ou característica da ferramenta, e não um erro. Com estes profissionais você terá a oportunidade de aprender sobre o uso do método, apesar da “limitação”.

Mas vamos ser muito claros. É BUG SIM.

Se deixarmos de aceitar “a limitação” e passarmos a configurar o problema como BUG, teremos chance do assunto finalmente ser escalonado na Microsoft e alguém lá tomar uma decisão por sua correção.

Por que é BUG?

O método do valor agregado trabalha essencialmente três variáveis: BCWS (COTA no MS-Project), BCWP (COTE no MS-Project) e ACWP (CR no MS-Project), que correspondem ao Valor Planejado, o Valor Agregado e o Custo Real no Guia PMBOK.

A essência do método é criar regras de três entre estes elementos e assim criar uma série de indicadores e cálculos adicionais para demonstrar a saúde dos projetos, tanto sob a ótica de um cenário de custo como de prazo.

Sendo assim, se o uso do “Recurso tipo Custo” fosse uma “limitação” para o uso do método, qualquer informação preenchida para este campo não deveria influenciar nenhuma das três variáveis. Assim, a Análise de Valor Agregado poderia ser calculada para todo o projeto para todo o restante dos recursos de projeto, ignorando-se por completo o registro de recursos deste tipo.

NO ENTANTO, na gravação de uma linha de base os dados do “Recurso Tipo Custo” não são registrados (etapa Planejamento) e durante a execução do projeto (etapa Controle), as informações deste recurso são passados ao projeto.

Como efeito, a Análise de Valor Agregado é distorcida pois compara-se como REALIZADO um conjunto de valores que não foram definidos no PLANEJAMENTO.

Este único gráfico, com seu estranho formato triângular (seria muito mais eficiente como três barras distintas, uma para cada tipo de recurso), já deveria ser o suficiente para o leitor atento aceitar que que estamos falando de um BUG.

O gráfico, gerado pelo MS-Project, foi criado com os seguintes e super simples passos:

1) inclusão de três tipos de recursos (material, trabalho e custo);

2) Gravação de uma linha de base para todo o projeto;

3) Alteração da data de status e realização do projeto para o último dia do projeto e com 100% das atividades realizadas conforme executadas.

O resultado possível para esta situação (Planejado = Realizado) deveria gerar uma situação EQUIVALENTE para cada um dos recursos.

No entanto, como os dados do “Tipo Custo” não são gravados na linha de base (O BUG), então temos uma distorção na avaliação final do projeto, em especial se quisermos saber o resultado específico dos recursos do “Tipo Custo”.

Verifica-se na ilustração que o Valor Agregado (COTE) evolui em cada medição de R$0,00 para R$111,00 e por fim R$222,00 sem que o Valor Planejado (COTA) mostre a mesma evolução, demonstrando assim que não há valor gravado na Linha de Base para o recurso custo e portanto não pode ser utilizado em nenhum projeto com a aplicação de Análise de Valor Agregado pois irá influenciar incorretamente os seus indicadores.

Tenho várias outras telas e testes para cada passo, mas para bom entendedor, poucas imagens já bastam. Para repetir o exercício o usuário só precisa criar 3 atividades em qualquer projeto com os três tipos de recursos; definir valores e quantidades, gravar a linha de base e dar avanço para o fim do projeto. Fim da discussão!

Versão utilizada

De acordo com a Microsoft, o meu software estava atualizado na última versão disponível.

Ainda assim, na ilustração seguinte mostra os dados da versão conforme atualização do dia 22/07/2017.

Nota: Minha versão em uso é CORTESIA da Microsoft, como licença inclusa em seu programa BIZSPARK para Startups, onde a ScrumSmart já está na lista de empresas graduadas em seu programa.

Arquivos utilizados podem ser solicitados a peter@smello.email

Whatsapp (61 99863-0300) / Skype (petersmello) / Telegram (@petersmello)


Comentário de Marcus Possi após a publicação deste artigo: “Peter, não falei sobre o bug na edição 2013, mas sim durante avaliação da versão Beta da edição 2007. Este bug já completou 10 anos”. (o texto acima já foi corrigido)