O PMO automático: Bruxaria?

“Mas isso é aquilo que os PMOs fazem, só que automático.”

Eu não poderia esperar uma reação tão positiva em uma primeira demonstração, em um cliente, da planilha de criação de cronogramas que estou lançando junto com a Sofman.

É claro que um PMO é muito mais do que um cronograma integrando aflições de uma empresa em um único painel, mas para o momento desta empresa e para o conhecimento de suas equipes, o resultado apresentado parecia bruxaria…

A Planilha Excel-to-Spider

 

A ideia da planilha era a de atender pequenas equipes em pequenos projetos, mas ficamos todos surpresos ao coletar de um banco de demandas da empresa uma lista de atividades pendentes, entre pequenas ações do dia-a-dia até etapas de projetos em diversos clientes.

 

Ao todo, 12 pessoas e 185 atividades para atender clientes diferentes.

 

Neste cliente, os passos para entendermos e organizarmos os trabalhos seguiram os passos a seguir:

  1. Extrair do aplicativo Redmine uma lista de pendências de todos os tipos;
  2. Colocar no Excel as atividades, pessoas, durações conhecidas, interdependências (quando existentes) e datas limites (quando pactuadas com alguém).

operação levou menos do que cinco minutos e os dados foram colados na planilha; o único filtro feito na tabela de origem foi para retirar atividades já executadas.

Com a tecla de atalho CTRL+O(Otimização), a planilha pegou os 185 “issues” cadastrados no sistema e distribuiu no tempo considerando a disponibilidade de horas de cada funcionário no dia (padrão 8 horas, configurável) e também respeitando dependências entre tarefas e datas limites.

O passo seguinte foi organizar pelas pessoas (CTRL + R = Organizar por Recursos) e com isso ter uma mini-agenda de cada pessoa, distribuíndo as atividades conforme as cargas previstas. Algumas reações foram:

  • “Viu chefe como eu não posso mais pegar tarefas nesta semana?”
  • “Nossa, eu já tenho o que fazer até 11 de fevereiro de 2017?”
  • “Putz, já tenho tudo isso de dias para cumprir com o que está atrasado?”

A planilha adota o conceito de “Dynamic Resource Scheduling” (agendamento dinâmico de recursos) e a aplicação de RCP (Resource Critical Path), onde o primeiro elemento “gerador” de um cronograma não é a criação de um longo, tedioso e complicado Diagrama de Redes, mas o balanceamento de atividades através da capacidade/disponibilidade de recursos.

O planejamento passa a ser dinâmico pois o objetivo é resolver o conjunto de atividades críticas. Estas não são aquelas que “determinam o caminho entre o início e fim de um projeto”, pois nem mesmo estamos tratando um projeto!

Atividade Crítica é aquela que não atende a sua restrição de data de entrega.

O ‘Recurso yyy’ já sabia que estava atrasado nas atividades ID 58584, 60772 e 60883, mas o que ele não tinha noção é o tanto que estas atividades jogariam outras para frente se ele realmente se concentrar no encerramento destas pendências. O Sistema marca em laranja as datas de término críticas sempre que a data limite não pode ser atendida.

 

Reagendamento dinâmico

A decisão importante é: Estas atividades realmente precisam ser performadas antes de todas as outras na agenda de ‘Yyy’ ou devem ser repactuadas?

O Gerente de Equipe e o profissional filtram as atividades previstas para este recurso e decidem de fato quais serão entregues nos próximos dias e quais recebem novos prazos.

Outra opção é atribuir a uma nova pessoa uma parte das tarefas.

Próximo passo: CTRL+O (nova otimização)

O novo reagendamento é compatível com a carga disponível do Recurso YYY e as demais atividades urgentes já estão transferidas para outras pessoas; o novo cronograma não tem mais “Atividades Críticas” pois todas estão distribuídas no tempo de forma a serem concluídas antes de suas datas limite.

 

Assista a planilha em ação

 

Use a planilha!

Outras informações:

 

Artigo: Por que não aplicamos o óbvio em projetos?

Videos: http://videos.thespiderteam.com/spiderexcel/

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