Por que não aplicamos o óbvio em projetos?

Estou há alguns dias de lançar – com o apoio da Sofman – uma planilha em Excel que permite que pequenos projetos e iniciativas possam organizar suas atividades considerando a limitação da capacidade produtiva de suas equipes.

O aplicativo realiza funções já disponíveis em versões gratuitas da ferramenta russa Spider, mas tem o apelo visual de ferramentas Office. Espero assim “tocar o coração” de usuários que não tem qualquer conhecimento de técnicas para o desenvolvimento de cronogramas, estabelecendo boas práticas na gestão do trabalho de suas equipes.

O aplicativo também me permite mostrar – de forma simples – para clientes, fornecedores, subfornecedores, membros de equipe e interessados em geral que a grande responsabilidade por atrasos em projetos é fruto de uma incompetência generalizada dos gestores de projeto em relação ao desenvolvimento de bons cronogramas.

Incompetência generalizada dos gestores de projeto…

  • Não aplicamos o óbvio em projetos

A incompetência não é exclusividade do profissional João ou Maria. Não é de gestores de TI ou de Engenharia. A incompetência é generalizada e eu ou qualquer outro gestor de projeto somos incompetentes também. Retomarei este argumento em momento oportuno.

Sinônimos de Incompetente

Incompetente é sinônimo de: incapazinábilignoranteinsuficienteimperito

Atrasos em projetos

Se estamos falando em atraso, estamos falando em descumprimento de uma meta.

Antes de mais nada, não podemos dar os “ares de Dilma” e não estabelecer metas de projeto

Metas devem estabelecer o quê deve ser feito em qual tempo, por quanto, por quem e de qual forma. E devem ser coerentes com a capacidade de produção da equipe.

A “capacidade de produção” é comumente estudada, aplicada, verificada, revisada em ambientes fabris, mas o seu equivalente em projetos é normalmente desconsiderada.

Capacidade de Produção em Projetos

Somos incompetentes pois não trazemos da experiência da produção fabril os elementos básicos para desenvolvermos boas metas, com cronogramas realistas.

Tanto em projetos ágeis como projetos tradicionais, o que se produz é diretamente proporcional a capacidade produtiva da equipe.

Somos incompetentes em projetos ágeis quando assumimos que a definição de entregas principais e as “sprints” substituem a necessidade de bons cronogramas. Ocorre que se o escopo é diretamente proporcional a capacidade produtiva da equipe, um sequênciamento incorreto ou desfavorável entre algumas atividades podem reduzir a quantidade do que se realiza em uma “sprint”.

Agendamento deficiente (em projetos ágeis) = menor quantidade de escopo por “sprint”.

Somos incompetentes em projetos tradicionais quando assumimos que cronogramas básicos, aplicando técnicas limitadas como o Método do Caminho Crítico, são o suficiente para definirmos as metas de prazo para o projeto.

Agendamento deficiente (em projetos tradicionais) = maior tempo para a realização de uma mesma quantidade de escopo.

O óbvio, quando consideramos recursos limitados

Somos incompetentes pois construímos planos inteiros, acordos, contratos, “backlogs” e “roadmaps” sem considerarmos realmente os vínculos entre sequência lógica (obrigatória ou planejada) e a capacidade produtiva da equipe.

  • Dedicado 100% – João, 8h por dia, 5 meses = 840 horas
  • Dedicado 50% – Maria, 4h por dia, 3 meses = 252 horas
  • Disponível terças/quintas – Antônio, 8h por dia, 4 encontros = 32 horas . . .

Nada altera mais a data de um projeto ou ototal do que se entrega do que as agendas, rotinas e o dia-a-dia dos membros de uma equipe de projeto.

Todos os dias – não importa o tamanho das equipes – a capacidade diária de produção da equipe será diferente do planejado.

Temos a obrigação de construir um planejamento que tenha uma consistência lógica que nos permita reprogramações frequentes, em resposta às dificuldades das equipes em realizar o trabalho esperado, seja por questões particulares (agendas, faltas, produtividade pessoal) ou do ambiente (reuniões, interrupções, rotinas).

Solução Excel+Spider

Este pequeno cronograma em Excel leva em consideração não somente a relação lógica entre atividades (Análise > Desenvolvimento), mas também faz a distribuição das agendas dos recursos com base a sua capacidade produtiva. Ou seja, há um balanceamento de carga que proíbe que ANGELO ou PETER realizem mais atividades no dia do que estão aptos a realizar.

Um cronograma viável, mas não é o melhor!

Se estas atividades fossem “Post-Its” para a realização de trabalhos em uma equipe ágil e sua “Sprint” fosse de 3 semanas, a equipe teria que condição de concluir somente o Item 1, pois no dia 19/01/2001 já teria acabado a “Sprint” e o segundo item ainda estaria em fase de desenvolvimento.

O agendamento inadequado impediu a equipe de concluir 2 itens em 1 Sprint.

Se este projeto tivesse sendo realizado por uma equipe tradicional, a data de entrega do conjunto completo (itens 1 e 2) seria em 23/01/2001.

Otimização de resultados para incompetentes

Como somos incompetentes para analisar todas as possíveis combinações entre atividades, esforço, produtividade, agendas, pessoas e restrições, podemos utilizar os recursos matemáticos do Spider na integração com a planilha Excel, garantindo melhores resultados.

Cronograma otimizado

Nós, incompetentes planejadores, iremos registrar na planilha Excel todos os parâmetros que tivermos conhecimento, como durações esperadas, prioridades, lógica, disponibilidade de horários dos recursos, etc. Um resultado automático, considerando as informações oferecidas por usuários que nem mesmo precisam conhecer como montar um cronograma é então oferecido pela integração Excel+Spider.

RESULTADOS

  • Sob a ótica de projetos ágeis, a correta ordenação entre atividades previstas para a realização de trabalhos em uma SPRINT faz com que o cliente receba DOIS itens solicitados em uma única Sprint. DOBRAMOS A META a entrega com um agendamento criado em um Excel, com nomes dos envolvidos, sua disponibilidade (capacidade de produção potencial) e a defnição de prioridades na realização dos trabalhos.
  • Sob a ótica de projetos convencionais, o trabalho foi entregue com 4 dias de antecedência em relação a data inicial. Para este pequeno projeto, uma antecipação de 18% da duração total do projeto.

Para saber mais

  1. Como Fábricas de Software Perdem Dinheiro
  2. Balanceando Recursos no Excel

Ou simplesmente entre em contato!

peter@smello.email

HOT SITE:http://cronogramasmagicos.br10.net

No endereço acima, o site oficial da solução em Excel, lançada em 24/12/2016.