Priorize atividades – E perca dinheiro!

Aposto que você nunca imaginou que o seu esforço de priorizar atividades em um projeto pode estar causando desperdícios, atrasos e aumento nos custos!

Ocorre que problemas ainda mais graves e outros desperdícios, atrasos e aumento nos custos afetam projetos todos os dias do ano, o ano todo – e estamos acostumados a deixar isso passar em branco.

Todo dia, milhares de combinações entre atividades, pessoas, prioridades, dependências e escolhas de projeto possuem um potencial incrível de gerar desperdício.

A grande verdade é que se eventualmente um projeto tem “um plano”, este não volta a ser atualizado com a frequência que merece. Perdemos dinheiro por sermos incompetentes com nossos cronogramas e sua manutenção. E isso acontece por que não entendemos o que é a otimização de recursos.

Comprovando o desperdício

Este simples cronograma de 5 atividades é o suficiente para demonstrarmos que a priorização pode causar prejuízos ao projeto.

Em um mundo perfeito, com todos os recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis, as três atividades acima dependem apenas de suas durações individuais e a dependência lógica entre as tarefas.

Foi assim que aprendemos a fazer cronogramas usando o CPM – Método do Caminho Crítico.

Mas o mundo perfeito de CPM não existe. Ocorre que temos 2 relatórios e 3 pessoas, que não podem trabalhar em dupla jornada para cumprir com suas obrigações.

Precisamos BALANCEAR o trabalho entre as pessoas envolvidas e criar assim o RCP – Resource Critical Path ( Caminho Crítico pelos Recursos).

E aqui, eu já arrisco dizer que 9 em cada 10 projetos não se preocupam com isso e estão perdendo dinheiro já no seu plano inicial.

A Escolha Certa

O cronograma acima foi construído com a planilha “cronogramas mágicos” e a sua simplicidade na construção é um elemento fundamental para começarmos a perder o medo de desenvolver bons cronogramas e evitarmos desperdícios.

Esta planilha – que já possui um algoritmo de otimização de recursos – respeitou a sequência lógica imposta pelas tarefas; a limitação de horas imposta pela carga de trabalho das pessoas; a distribuição de tarefas imposta pela definição da equipe e produziu como resultado uma entrega em 13/01/2017 (12 dias).

A Escolha Errada

Quando criamos cronogramas de qualquer jeito e insistimos em pensar que cronogramas baseado em recursos são muito difíceis, optando assim por usarmos de nossa “sensibilidade de gerente” ou “conhecedor da equipe e do projeto” para tomarmos decisões sem a fundamentação adequada, estamos promovendo o desperdício.

A indústria não abre mão do PCP (planejamento e controle da produção), mas nós realizamos projetos achando que cronogramas só servem para servir de anexo de contrato, retrato na parede e relatório de fim de mês.

Lembre-se: Um projeto que atrasa um ano, atrasa somente um dia de cada vez.

Se ao invés de rodarmos algoritmos de otimização de recursos, buscando a melhor alternativa de conclusão de cada conjunto de entrega em um projeto, nós decidirmos manter os cronogramas “para inglês ver” e priorizarmos tarefas somente com base a nossa sensibilidadeestamos promovendo o desperdício.

SIM! Se supormos que o relatório 1 parece ser mais importante que o segundo e por isso mandarmos o João priorizar este relatório, podemos estar prejudicando o melhor desempenho global do projeto.

O novo resultado é 16/01/2017 ( 15 dias) como consequência de uma única escolha equivocada.

Tenha um bom advogado cuidando do seu contrato; um bom engenheiro cuidando do seu produto; um bom planejador cuidando do tempo do seu projeto!

Se um projeto atrasa um dia de cada vez, um cronograma otimizado por recursos pode oferecer alternativas inimagináveis para reduzir prazos, custos e desperdícios.

Em projetos com dezenas de pessoas, centenas de atividades, caminhões de dinheiro podem estar sendo jogados fora.

Cronograma é coisa séria e não deveria estar na mão de qualquer um! Um cronograma ruim esconde oportunidades maravilhosas.

O dinheiro perdido em um momento pode ser recuperado em outro. O dia que já passou, jamais!

(Em outras palavras, não pense que tempo é dinheiro, pois o tempo é irrecuperável. Está na hora de valorizá-lo ainda mais em seus projetos)

peter@smello.email 

cronogramasmagicos.br10.net