Resultados do Excel superiores ao MS-Project na aplicação de calendários.

Cronogramas mágicos em Excel com o auxílio de macros que utilizam o motor de cálculo russo “Spider” para permitir a construção rápida de cronogramas com excelência no balanceamento de recursos e sem erros na aplicação de calendários.

No artigo “Cronogramas MELHORES no Excel do que no MS-Project” demonstramos que certas combinações de balanceamento de recursos e dependências lógicas podem fazer com que um cronograma bem balanceado possa ter durações menores no Excel quando comparado com o MSP.

Balancear recursos significa o ajuste de agendas das atividades para comportar a disponibilidade de horas dos recursos atribuídos, evitando assim a super-alocação de recursos.

MS-Project possui um recurso de balanceamento (nivelamento) automático, mas este é uma ferramenta pouco utilizada por seus usuários por apresentar algumas inconsistências na sua execução e as vezes com resultados comprometedores ou falhos.

Em projetos pequenos, esta ferramenta já tem uma utilidade mais prática e consistente e permite que planejadores ganhem tempo na montagem de cronogramas com a distribuição automática de recursos entre as atividades. Ainda assim, a ferramenta pode sinalizar que não conseguiu resolver certas alocações e o usuário deve utilizar o Planejador de Equipe ou ajustes manuais, como ilustrado a seguir pelos “bonequinhos vermelhos” indicando as super alocações.

Excel, com o auxílio da planilha com macros em VBA distribuída pela Sofman (R$ 90,00 em seu pré-lançamento), utiliza-se do motor de cálculo de origem russa contida no software Spider Project (em sua versão gratuita), promovendo assim o balanceamento otimizado de recursos para projetos com até 200 atividades.

Balanceamento Otimizado é o uso de complexos algoritmos e cálculos para verificar diversas hipóteses de solução de balanceamento, permitindo assim a identificação de agendamentos com redução de prazos e custos em projetos.

Exemplos práticos já demonstraram reduções significativas em prazos de projeto e já foram tema de vários artigos deste autor.

Confusões com múltiplos calendários

MS-Project  permite a configuração de calendários para as atividades e recursos, permitindo ajustes de horários de entrada e saída, turnos e exceções de calendário pelo usuário.  No entanto, enquanto as atividades podem ter um calendário específico (24 horas, turno da noite, etc), o cronograma como um todo tem o cálculo de durações em dias baseado em um único ajuste feito na área de opções da ferramenta.  Isso criar situações curiosas em que um usuário entra “12 dias” em uma atividade com calendário de 24 horas e o Gantt criado tem apenas 4 dias de duração.

Balanceando com o Excel

Excel não tem qualquer condição de se aproximar dos resultados do MS-Project sem o auxílio de uma ferramenta externa. No entanto, a planilha criada pela ScrumSmart, uma Startup no programa Microsoft Bizspark, e distribuída pela Sofman, repassa as informações pertinentes para a solução “Spider” (normalmente vista como uma ferramenta complexa para usuários iniciantes) e coleta resultados otimizados, apresentando assim agendamentos mais consistentes e com durações menores do que aquelas calculadas no MS-Project.

Exercício Prático

1) Oito atividades foram criadas no MS-Project para identificar o comportamento de um balanceamento considerando 4 possíveis calendários no campo “Calendário da Tarefa” do MS-Project:  Calendário Padrão, “nenhum”, Calendário 24 horas e Turno da Noite.

2) O primeiro balanceamento do MS-Project produziu uma data final para 17/01/2017começando em 29/12/2016, mas ainda com problemas de super alocação;

3) O balanceamento do MS-Project com assistência manual permitiu resolver as alocações mantendo a mesma data.

4) As atividades foram repassadas ao ExcelToSpider (versão 1.53) e balanceadas com o uso da integração.

5) O resultado automático tinha data final de 15/01/2017 (2 dias antes), sem conflitos de horário para nenhum dos recursos (calendários das tarefas conforme exercício e calendário do recurso definido em 24 horas, em ambas ferramentas).

Auxilie o desenvolvimento de melhorias para a planilha Excel e realize agendamentos rápidos de tarefas de suas equipes com a planilha “ExcelToSpider”

MAIS INFORMAÇÕES :http://cronogramasmagicos.br10.net

Vídeo – Prova de fogo: Comparando resultados

Siga os passos e ganhe uma licença da planilha!

1) Qual é o comando para ordenar as atividades com base  agenda individual de cada recurso? A resposta está neste texto:O PMO Automático: Bruxaria?

2) Qual é a data do cronograma exemplo no artigo: Cronogramas MELHORES no Excel do que no MS-Project?

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